Επιχειρησιακός στρατηγικός σχεδιασμός στην εποχή της Πανδημίας

Άρθρο του Βάρσου Γεωργίου, Συμβούλου Επιχειρήσεων

Το άρθρο δημοσιεύτηκε στο περιοδικό STIGMA Ιουνίου με τίτλο «COVID-19 ...ένα νέο μοντέλο σχέσεων».

Οι επιχειρήσεις πολλές φορές αντιμετωπίζουν προβλήματα λόγω αλλαγής των συνθηκών της αγοράς. Για πρώτη φορά αντιμετωπίζουν συνολική παύση της λειτουργίας της αγοράς. Όταν λέμε συνολική παύση εννοούμε την μέχρις εξάλειψης απουσία προσφοράς αλλά και μέχρις εξάλειψης απουσία ζήτησης. Στο αποτέλεσμα αυτό οδήγησε η απαγόρευση λειτουργίας πολλών επιχειρήσεων καίριων τομέων της αγοράς για τους γνωστούς σε όλους λόγους πρόληψης της διάχυσης του κορωνοϊού στην κοινότητα και της κατακόρυφης αύξησης των θυμάτων του άγνωστου μέχρι τότε ιού. Ακολούθησε περιορισμός των ανθρώπων κατ’ οίκον και συνεπώς σχεδόν εκμηδένιση της ικανότητας κατανάλωσης προϊόντων.
Η ανάγκη αυτή έγινε μεν κατανοητή από το σύνολο σχεδόν του πληθυσμού και από τις επιχειρήσεις, που αποδέχθηκαν τα σχετικά προληπτικά μέτρα. Οι επιχειρήσεις από την στιγμή εκείνη άρχισαν την αναζήτηση τρόπων εξισορρόπησης της κατάστασης που επέφερε ανατροπή των μέχρι τότε δεδομένων. Οι απαντήσεις που αναζήτησαν και συνεχίζουν να αναζητούν δεν είναι εύκολες. Απαιτούν ανάλυση δεδομένων με περίσκεψη, προσπάθεια κατάκτησης νέων γνώσεων επί των ζητημάτων που προέκυψαν, αναζήτηση λύσεων πέραν των συνηθισμένων, ανασχεδιασμό των πλάνων και αναδιοργάνωση της δράσης της επιχείρησης ώστε να προσαρμοσθεί στις νέες συνθήκες της αγοράς.
Η προσπάθειά πλέον που συντελείται αφορά στην αναζήτηση διεξόδων για τη επίλυση προβλημάτων που προέκυψαν από την υγειονομική, ανθρωπιστική και οικονομική κρίση καθώς και στην επισήμανση των τομέων εκείνων που χρειάζονται επανασχεδιασμό ή δυναμική επανεκκίνηση. Παράλληλα δε κρίνεται σημαντική η υποβοήθηση κάθε τμήματος της επιχειρησιακής δομής με τις αναδιαρθρώσεις που απαιτούνται ώστε να ανταποκριθεί στις νέες ανάγκες ενός ρευστού πλέον περιβάλλοντος για πολλές επιχειρήσεις.
Δυστυχώς τα μηνύματα που καταφθάνουν περιγράφουν ένα περιβάλλον με πολλές δυσκολίες για το άμεσο μέλλον και με πολλές και σημαντικές αλλαγές στις αγορές ευρύτερα σε πολλές μάλιστα περιπτώσεις ολοκληρωτικές και καθοριστικές.
Εντός του πλαισίου των μεγάλων αλλαγών που στην πραγματικότητα δημιουργούν μια χαοτική κατάσταση οι επιχειρήσεις καλούνται να αντιμετωπίσουν πλειάδα προβλημάτων που τις περισσότερες φορές τις βρίσκουν απροετοίμαστες. Ερωτήματα όπως, με ποιόν τρόπο θα γίνει η επανεκκίνηση της αγοράς, πώς οι εταιρείες θα ανταπεξέλθουν στο δύσκολο αυτό περιβάλλον των αλλεπάλληλων κρίσεων, ποίες επιχειρησιακές δομές θα πρέπει πλέον οι επιχειρήσεις να αναπτύξουν αλλά και να αναδιαμορφώσουν, πώς αλλάζει το εργασιακό περιβάλλον εντός των επιχειρήσεων, πόσο επηρεάζονται πλέον οι επιχειρήσεις από τα νέα μοντέλα εργασίας και πως θα καθοδηγήσουν τους υπαλλήλους τους σε αυτά, πώς οι βίαιες αυτές αλλαγές επηρεάζουν τις επιχειρησιακές λειτουργίες όπως τις Πωλήσεις και το Marketing, και άλλα πολλά τα οποία μέχρι στιγμής μπορεί να μην διαφαίνονται ακόμα, αποτελούν πλέον όμως την κορωνίδα των προβλημάτων τους.
Στην προσπάθεια επίλυσης των προβλημάτων που ανακύπτουν ο βέλτιστος τρόπος αντιμετώπισης είναι οι επιχειρήσεις να σχεδιάσουν, μελετήσουν και εφαρμόσουν αλλαγές στο εσωτερικό τους περιβάλλον παρατηρώντας και αναλύοντας προσεχτικά τις αλλαγές που συντελούνται παγκοσμίως στο εξωτερικό περιβάλλον.
Μέσα από το παρόν κείμενο θα προσπαθήσουμε να καταγράψουμε τις αλλαγές που αναδύονται με σκοπό την ενδυνάμωση ειδικότερα 3 βασικών πυλώνων επιχειρησιακού στρατηγικού σχεδιασμού και με τους οποίους οι επιχειρήσεις θα μπορέσουν να αναπτυχθούν δυναμικά στην νέα αυτή πραγματικότητα.
Είναι σημαντικό να τονίσουμε πως η στρατηγική μιας επιχείρησης περιλαμβάνει αρχικά τον προσδιορισμό του οράματός της, τον καθορισμό της αποστολής της, την επιλογή των κύριων στόχων της, τον προγραμματισμό των απαραίτητων έργων για την επιτυχή εφαρμογή της στρατηγικής, το σχεδιασμό για την υλοποίηση των έργων και τον τρόπο διαχείρισης των έργων αυτών. Ταυτόχρονα αξίζει να επισημάνουμε πως δια της σωστής στρατηγικής η επιχείρηση αποκτά διαρκές ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην αγορά.
Παράλληλα ο σωστός Επιχειρησιακός Σχεδιασμός αντιμετωπίζει αλλαγές στο επιχειρησιακό περιβάλλον, διασφαλίζει από κινδύνους την επιχείρηση, μεγιστοποιεί την απόδοση κεφαλαίων που έχουν επενδυθεί, εμπνέει στελέχη και προσωπικό, συμβάλλει στην αντιμετώπιση εσωτερικών προβλημάτων, οδηγεί στην πρωτοπορία στην αγορά και εξασφαλίζει συμμετοχή στις εξελίξεις γενικότερα.
Αναλύοντας αρχικά τον 1ο Πυλώνα Επιχειρησιακής Στρατηγικής οδηγούμαστε στην αναγκαιότητα πλέον δημιουργίας Ηγετικών Ομάδων με διευρυμένους και καθοριστικούς ρόλους και με στόχο την χάραξη, τον σχεδιασμό και την ανάπτυξη της Εταιρικής Στρατηγικής. Χρειάζεται να αναλάβουν δράση με σκοπό να κινητοποιήσουν και να καθοδηγήσουν προς τη σωστή κατεύθυνση το σύνολο του επιχειρησιακού ιστού. Να ενεργοποιήσουν και να προβάλλουν τις αξίες της εταιρείας, σε όλους τους εργαζόμενους και κατ’ επέκταση στην ίδια την κοινωνία. Η σημαντικότητα της επιχειρησιακής αυτής δομής έγκειται στο γεγονός πως πριν την πανδημία η συνήθεια των επιχειρήσεων ήταν η αντιμετώπιση βραχυπρόθεσμων καταστάσεων και όχι ο σχεδιασμός της πορείας τους σε βάθος χρόνου.
Με κύριο ρόλο την αναζήτηση νέων ευκαιριών, οι ηγετικές ομάδες αποκτούν πλέον ρόλους αναζήτησης και αξιολόγησης πιθανών νέων απειλών και οι οποίες σε πολλές περιπτώσεις δεν είναι εύκολα ορατές. Να εντοπίσουν και να διαγνώσουν άγνωστους κινδύνους που καραδοκούν και διαφέρουν στην διαμόρφωσή τους των συνηθισμένων και αφού τους αξιολογήσουν, να έχουν έτοιμο ένα σχέδιο αντιμετώπισης υποθετικών (αλλά όχι αδύνατον να συμβούν) καταστάσεων.
Πιο αναλυτικά οι νέοι διευρυμένοι ρόλοι των ηγετικών ομάδων περιλαμβάνουν την ανάπτυξη πλάνων δράσης έκτακτων αναγκών, τον υπολογισμό των οικονομικών αποδόσεων και επιπτώσεων για κάθε διαθέσιμη επιλογή της επιχείρησης, την κατανόηση και διαχείριση των κινδύνων (προβλέψιμων και άλλων) για την διασφάλιση της λειτουργικής συνέχειας αλλά και του κόστους κάθε επιλογής λαμβάνοντας υπόψη σχετικά σχέδια έκτακτης ανάγκης και εναλλακτικά σενάρια. Χαρακτηριστικό δείγμα των ανωτέρω είναι πως η πλειοψηφία των στελεχών (72%) σκοπεύουν να προβούν σε τακτικότερες αναθεωρήσεις στρατηγικών και χαρτοφυλακίων.
Συνεχίζοντας, στον 2ο Πυλώνα Επιχειρησιακής Στρατηγικής συναντάμε την Διαχείριση του Ανθρώπινου Δυναμικού των επιχειρήσεων και την αναγκαιότητα πλέον μέριμνας των συνθηκών εργασίας. Εντοπίζεται στην εποχή της Πανδημίας η ανάγκη ανακατανομής των ανθρώπινων πόρων, με στόχο τη διατήρηση της ικανότητας λειτουργίας της επιχείρησης με χαρακτηριστικό παράδειγμα τις αλλαγές στον τρόπο εργασίας, ενισχύοντας την τηλεργασία και σχεδιάζοντας τις μεθόδους που αυτή δύναται να προγραμματιστεί (ποιες θέσεις είναι αυτές και με ποιόν τρόπο θα εργάζονται). Ενδεικτικά αναφέρεται πως το 71% των επιχειρήσεων απαντούν πως άνω του 50% των εργαζομένων τους εργάζονται εξ' αποστάσεως ή έχουν τη δυνατότητα τηλεργασίας.
Επιπλέον είναι αναγκαία και η μέριμνα για την σωματική και ψυχική υγεία των εργαζομένων. Για να το επιτύχουν αυτό, οι εταιρείες μπορούν να αναπτύξουν ένα αριθμό κατευθυντήριων γραμμών, που συμπεριλαμβάνουν βελτιωμένα ή και καινοτόμα μέτρα υγιεινής, παροχή πρόσθετων μέσων ατομικής και συλλογικής προστασίας, ανασχεδίαση της εργασιακής τοπογραφίας για τήρηση της ασφαλούς φυσικής απόστασης. Σε ότι αφορά την προστασία της ψυχικής υγείας των εργαζομένων, συνιστά υψηλή προτεραιότητα και η πρόβλεψη για παροχή συμβουλευτικών υποστηρικτικών υπηρεσιών σε εργαζόμενους που το χρειάζονται μετά από παρατεταμένες καραντίνες.
Η ενδυνάμωση της εσωτερικής επικοινωνίας, η προβολή θετικών μηνυμάτων, η αμφίδρομη επικοινωνία με τα στελέχη ή και την διοίκηση να απαντούν σε όλες τις ερωτήσεις και να συμμετέχουν σε ανοιχτό διάλογο με τους εργαζόμενους καθώς και η κατάλληλη καθοδήγηση μιας ομάδας εξ αποστάσεως, είναι σημεία ζωτικής σημασίας για την εταιρεία και τους εργαζομένους και συμβάλλουν στην διατήρηση και την ανύψωση του ηθικού και της διάθεσης των εργαζομένων. Με τον τρόπο αυτό δημιουργείται κλίμα εμπιστοσύνης με ανταπόκριση στις ανησυχίες τους, τους προβληματισμούς τους και τις ανάγκες τους.
Οι εργαζόμενοι εκτιμούν την συχνή, ειλικρινή και με σαφήνεια αμφίδρομη επικοινωνία και με βάση αυτό οι οργανισμοί μπορούν να βελτιώσουν την επικοινωνιακή τους προσέγγιση, αντί να αφήσουν τα πράγματα να εξελίσσονται σύμφωνα με στους κανόνες της προ κρίσης εποχής.
Ένα επιπλέον εργαλείο που οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν είναι η ανακατανομή ρόλων και αρμοδιοτήτων των εργαζομένων. Για να επιτευχθεί αυτό χρειάζεται κατάλληλη εκπαίδευση και κατάρτιση στην ανάπτυξη νέων Δεξιοτήτων και Αρετών όπως η ακεραιότητα, το ήθος, η εμπιστοσύνη, η συνεργασία, η ανθεκτικότητα, η προσαρμοστικότητα, η ισορροπία, η ψυχραιμία και η ενσυναίσθηση.
Σημαντικό εύρημα αποτελεί το γεγονός ότι το 64% των επιχειρήσεων δεν έχει ακόμη σχέδιο μετακίνησης εργαζομένων βάσει των ικανοτήτων και δεξιοτήτων τους σε άλλους τομείς της επιχείρησης, ώστε να καλυφθούν οι επιχειρησιακές ανάγκες καταδεικνύοντας ότι οι ελληνικές επιχειρήσεις έχουν αρκετό δρόμο μέχρι την επίτευξη επιχειρησιακής ετοιμότητας.
Στον 3ο Πυλώνα συναντάμε την ανάγκη για Ψηφιακό Μετασχηματισμό (Digital Transformation) των επιχειρήσεων αντιλαμβανόμενοι πλέον πως η ψηφιακή τεχνολογία διαδραματίζει καταλυτικό ρόλο στην νέα πραγματικότητα παρέχοντας τις απαραίτητες λύσεις στο σύγχρονο «Επιχειρείν».
Οι περισσότερες εκ των μικρομεσαίων επιχειρήσεων δε διέθεταν άμεσο πλάνο επιχειρησιακής συνέχειας (Business Continuity Plan) που περιελάμβανε την πληροφοριακή και τηλεπικοινωνιακή υποδομή. Αποτέλεσμα αυτού, η μείωση της παραγωγικότητάς τους λόγω αδυναμίας εφαρμογής της αποτελεσματικής τηλεργασίας των υπαλλήλων μέσω απομακρυσμένης πρόσβασης και του συντονισμού των εργασιών τους.
Αναμένεται λοιπόν σημαντική αύξηση στη χρήση αυτοματοποιημένων μεθόδων και τεχνητής νοημοσύνης στους χώρους εργασίας όπως η τηλεργασία, οι συσκέψεις εξ’ αποστάσεως (τηλεδιασκέψεις), το ηλεκτρονικό εμπόριο (E-commerce) τα συστήματα διαχείρισης πόρων (ERP), οι ηλεκτρονικές πωλήσεις, οι ηλεκτρονικές πληρωμές, τα θέματα της κυβερνοασφάλειας (Cybersecurity) καθώς και θέματα που αφορούν την προστασία των δεδομένων (Data Protection & Privacy). Σημειώνεται πως κατά προτεραιότητα το 43% των επιχειρήσεων θα προβούν σε αλλαγές στις επενδύσεις τους στην ψηφιακή τεχνολογία.
Εν κατακλείδι ο σχεδιασμός σε μια επιχείρηση εκτείνεται οριζόντια και κάθετα περιλαμβάνοντας λεπτομερείς αναλύσεις και οριστικοποίηση λύσεων προς εφαρμογή. Ο στρατηγικός σχεδιασμός είναι η βάση πάνω στην οποία θα οικοδομηθεί η επιχειρησιακή δομή και θα σχεδιασθεί η παρέμβαση στην αγορά.
Η επιχειρησιακή δομή θα είναι ο καταλύτης της αποτελεσματικής λειτουργίας της επιχείρησης. Γι’ αυτό πρέπει να είναι η δυνατόν καλύτερη. Αυτό θα επιτευχθεί με λεπτομερή και ακριβή ανάλυση των σχετικών παραμέτρων.
Η παρέμβαση στην αγορά εξάλλου στην ανάλυση και στη σύνθεσή της απαιτεί μελέτη με χρήση σύγχρονων εργαλείων ειδικά τώρα και στο εξής όπου οι επιχειρήσεις βιώνουν βίαιες και δομικές αλλαγές στο εξωτερικό αλλά και εσωτερικό τους περιβάλλον. Απαιτεί επίσης συνεχή πληροφόρηση, επανεξέταση, επανεκτίμηση και αναπροσαρμογή της δράσης όπου χρειάζεται με αποφασιστικότητα βασισμένη πάντοτε στο όραμα και τους στόχους της επιχείρησης.
Στους δύο αυτούς τομείς απαιτείται να γίνει το καλύτερο και η εστίαση σ’ αυτούς θα πρέπει να είναι συνεχής και αδιάλειπτη.