Στρατηγικό Outsourcing Τη Νέα Εποχή

Άρθρο του κου Σανδάλη Ιωάννη, Οικονομολόγου, Σύμβουλου Μισθοδοσίας

Το άρθρο δημοσιεύτηκε στο τρίτο τεύχος του περιοδικού STIGMA με τίτλο «Ψηφιακή Εποχή. Η Αυγή Νέου Τύπου Επιχειρήσεων και Εργαζομένων»

Το 2020 όλος ο πλανήτης δέχθηκε τη μεγαλύτερη πανδημία του αιώνα, τον ιό COVID-19.  Η καταστροφή ήταν, και είναι, μαζική, τόσο στην οικονομία, όσο και στην ηθική, στην πνευματική και στην ψυχολογική κατάσταση των ανθρώπων και των λαών. Σε παγκόσμιο επίπεδο οι άνθρωποι νοσούν συνεχώς, εφόσον ο ιός είναι μεταδιδόμενος, αλλά και αρκετοί συνάνθρωποί μας έχασαν και χάνουν τη ζωή τους.

Στο δημόσιο και ιδιωτικό τομέα κυριάρχησαν οι διαδικτυακές επικοινωνίες και οι τηλεδιασκέψεις. Οι άνθρωποι χάνουν διαρκώς τη δια ζώσης επικοινωνία, την οποία διαδέχεται θριαμβευτικά η εξ αποστάσεως, με αποτέλεσμα η διαπροσωπική και η αλληλεπιδραστική επικοινωνία να δεχθεί βαρύ πλήγμα και η συναισθηματική νοημοσύνη να γίνεται δύσκολα προσιτή στους ανθρώπους. Οι εργαζόμενοι αντιμετωπίζουν επικοινωνιακά ζητήματα, ενώ οι εμπάθειες, τα συμφέροντα, η κακεντρέχεια, ο φόβος, η έλλειψη ενσυναίσθησης και ενσυνειδητότητας αντικατέστησαν τη συνεργασία, τη συνοχή, την κατανόηση, την υπευθυνότητα και τον αλτρουισμό. Αρκετοί εργοδότες αναγκάστηκαν να κλείσουν τις επιχειρήσεις τους, καθώς δεν μπορούν να τις συντηρήσουν, ενώ οι χώροι εστίασης και ο τουρισμός έπεσαν σε χαμηλά οικονομικά επίπεδα.

Όσες επιχειρήσεις δεν υποχρεώθηκαν να αναστείλουν τις εργασίες τους, βρέθηκαν αντιμέτωπες με την πρόκληση της απομακρυσμένης εργασίας και της αναγκαστικής προσαρμογής των λειτουργιών τους στα νέα δεδομένα. Αν και η τηλεργασία δεν είναι κάτι καινούριο στον επιχειρηματικό τομέα, ωστόσο, για πρώτη φορά το συγκεκριμένο καθεστώς εργασίας εφαρμόζεται μαζικά σε παγκόσμια κλίμακα και μάλιστα, σε τόσο σύντομο χρονικό διάστημα. Προκειμένου, ωστόσο, να μπορέσει μία επιχείρηση να απολαύσει τα οφέλη της τηλεργασίας, πέρα φυσικά από τον εφοδιασμό του προσωπικού της με τα απαραίτητα ψηφιακά εργαλεία, θα πρέπει και να καλλιεργήσει στους υπαλλήλους της την κατάλληλη κουλτούρα, στη βάση κυρίως της αμοιβαίας εμπιστοσύνης, της διαφάνειας και της αυτοαξιολόγησης. Σημαντικό, επίσης, κομμάτι της απομακρυσμένης εργασίας είναι η παροχή κατάλληλης καθοδήγησης στο προσωπικό, όχι μόνο για τη διασφάλιση της απρόσκοπτης συνέχισης των εργασιών της εταιρείας, αλλά και για την επικοινωνία μεταξύ των  υπαλλήλων της. Η συχνή ενημέρωση της ομάδας που εργάζεται απομακρυσμένα για τις διάφορες εργασίες που καλείται να διεκπεραιώσει ο καθένας σε ημερήσια και σε εβδομαδιαία βάση αλλά και η προσωπική αξιολόγηση των επιδόσεών του, παίζουν σημαντικό ρόλο στην αποτελεσματική διεκπεραίωση της εξ’ αποστάσεως εργασίας. Αναμφίβολα, η απομακρυσμένη εργασία προϋποθέτει δομικές και λειτουργικές αλλαγές και συνιστά ένα στοίχημα για κάθε εταιρεία που την εφαρμόζει . Ωστόσο, η πρωτόγνωρη αυτή εμπειρία σίγουρα θα αποδειχθεί πολύτιμη για το μέλλον της εταιρείας. Όπως φαίνεται μέχρι στιγμής, δεν πρόκειται απλά για μία μέθοδο εργασιακής απομόνωσης εν μέσω πανδημίας, αλλά για το μέλλον της εργασίας. Θα πρέπει λοιπόν να γίνει κατανοητό, τόσο από τους εργοδότες, όσο και από τους εργαζόμενους, ότι εργασία εξ αποστάσεως δε σημαίνει κατ’ ανάγκη εξασθένιση των εργασιακών σχέσεων.

Η υγειονομική κρίση δεν έχει επηρεάσει, όμως, μόνο το σύστημα της απομακρυσμένης εργασίας. Υπάρχουν αλλαγές στα χρονικά όρια εργασίας, στις απολύσεις, στο διευθυντικό δικαίωμα του εργοδότη, στις υπερωρίες, στον τρόπο χορήγησης αδειών και σε πολλά ακόμα σημεία των εργασιακών σχέσεων. Αλλαγές, οι οποίες ενώ στην αρχή θεωρούνταν έκτακτες και πρόσκαιρες, εν τέλει θα επηρεάζουν για μεγάλο χρονικό διάστημα την αγορά εργασίας, την οικονομία, την κοινωνία και τελικά την καθημερινότητά μας.  Κάποιες από τις βασικές αλλαγές των εργασιακών σχέσεων εξ’ αιτίας της κρίσης του κορωνοϊού είναι:

Αναστολές συμβάσεων εργασίας

Προβλέπεται αναστολή συμβάσεων εργασίας εργαζομένων σε επιχειρήσεις του ιδιωτικού τομέα, των οποίων η λειτουργία αναστάλθηκε με εντολή δημόσιας αρχής ή που τα οικονομικά της δεδομένα έχουν πληγεί  σημαντικά.

Ωράρια – Οργάνωση χρόνου εργασίας

Σε πρόσφατο ΦΕΚ ορίζεται ότι το ωράριο εργασίας των εργαζομένων σε επιχειρήσεις του ιδιωτικού τομέα της Περιφέρειας Αττικής, υποχρεωτικά προσαρμόζεται κατά την έναρξη και λήξη του, με τρόπο ώστε ανά μισή ώρα και εντός διώρου να προσέρχονται και να αποχωρούν οι εργαζόμενοι σε σχέση με την έναρξη και τη λήξη αντίστοιχα του ωραρίου τους. Στο ίδιο άρθρο νόμου, αναφέρεται ότι εφαρμόζεται υποχρεωτικά σύστημα εξ αποστάσεως παροχής εργασίας,  σε όποιες περιπτώσεις η εργασία μπορεί να παρασχεθεί με αυτό το σύστημα, σε ποσοστό 40% επί του συνολικού αριθμού αυτών των εργαζομένων. Μπορεί η συγκεκριμένη νομοθετική διάταξη να αφορά τις επιχειρήσεις της Περιφέρειας Αττικής, αλλά η ισχύς του δύναται να επεκταθεί και σε άλλες περιοχές της Επικράτειας, όπου δηλαδή τα θετικά κρούσματα του ιού θα παρουσιάζονται αυξημένα.

Υπερωρίες

Εφόσον εξακολουθεί να υφίσταται άμεσος κίνδυνος εμφάνισης και διασποράς του κορωνοϊού COVID-19 και μέχρι τις 31/12/2020, όπως έχει τροποποιηθεί, επιχειρήσεις που έχουν εξαντλήσει τα ανώτατα όρια υπερωριακής απασχόλησης των εργαζομένων τους, μπορούν να τους απασχολήσουν υπερωριακά χωρίς σχετική απόφαση έγκρισης του Υπουργού Εργασίας. Χωρίς τη σχετική έγκριση, ανοίγει διάπλατα ο δρόμος για προσαρμογή του χρόνου εργασίας στις ανάγκες του εργαζομένου και της επιχείρησης. Θα δίνεται η δυνατότητα σε εργοδότη και εργαζόμενο να συμφωνούν την «κάλυψη» της υπέρβασης του χρόνου απασχόλησης μιας ημέρας, με αντίστοιχη μείωση σε άλλη ημέρα, ρεπό, πρόσθετη άδεια κλπ, κατόπιν αιτήματος του εργαζομένου ή του εργοδότη που ο αντισυμβαλλόμενος μπορεί να αρνηθεί μόνο για σοβαρό λόγο.

Μεταφορά εργαζόμενου σε άλλη επιχείρηση του ομίλου

Ο εργοδότης, του οποίου η επιχειρηματική δραστηριότητα πλήττεται σημαντικά ή τελεί υπό απαγόρευση της επιχειρηματικής δραστηριότητάς του με κρατική εντολή, μπορεί να μεταφέρει προσωπικό, από τη μία επιχείρηση του ομίλου, σε άλλη επιχείρηση του ιδίου ομίλου, κατόπιν σχετικής μεταξύ τους συμφωνίας. Ο εργοδότης, δηλαδή, αποφασίζει μονομερώς τη μεταφορά του εργαζόμενου και η αναφερόμενη συμφωνία αφορά τη συμφωνία μεταξύ των επιχειρήσεων του ομίλου, για την επικείμενη μεταφορά.

Απολύσεις

Οι επιχειρήσεις που ανέστειλαν τη λειτουργία τους με κρατική εντολή και συνεχίζεται η αναστολή λειτουργίας τους, απαγορεύεται να κάνουν απολύσεις για όσο χρονικό διάστημα παραμένουν κλειστές. Επαναλειτουργούσες επιχειρήσεις με εντολή δημόσιας αρχής, εφόσον δεν κάνουν χρήση της παράτασης αναστολής συμβάσεων, μπορούν να προβαίνουν σε απολύσεις του προσωπικού τους αμέσως μετά την επαναλειτουργία τους. Αν όμως, παρατείνουν την αναστολή των συμβάσεων μέρους του προσωπικού τους, απαγορεύεται να προβούν σε απολύσεις, για όσο χρονικό διάστημα διαρκεί η αναστολή των συμβάσεων.

Εργαζόμενοι που ανήκουν σε ευπαθείς ομάδες

Προβλέπονται μέτρα στήριξης και ειδικές συνθήκες εργασίας των εργαζομένων του ιδιωτικού τομέα που ανήκουν σε ευπαθείς ομάδες και θεωρούνται άτομα υψηλού κινδύνου και περιγράφεται η διαδικασία εφαρμογής αυτών των μέτρων προστασίας.

Άδεια Ειδικού σκοπού

Με σχετικές εγκυκλίους του Υπ. Εργασίας παρέχονται οδηγίες για τη χορήγηση της άδειας ειδικού σκοπού, σε περίπτωση αναστολής λειτουργίας σχολικών μονάδων ή μονάδων φροντίδας παιδιού, καθώς και τμημάτων αυτών λόγω εμφάνισης επιβεβαιωμένου ή ύποπτου κρούσματος κορωνοϊού COVID-19.

Μηχανισμός ΣΥΝ-ΕΡΓΑΣΙΑ

Οι εργοδότες, δύνανται να προβαίνουν μονομερώς σε μείωση του εβδομαδιαίου χρόνου εργασίας των πλήρως απασχολούμενων εργαζομένων, έως του ποσοστού του πενήντα τοις εκατό (50%), είτε για μέρος, είτε για το σύνολο των εργαζομένων τους, ανάλογα με τις λειτουργικές τους ανάγκες. Η μείωση του εβδομαδιαίου χρόνου εργασίας δεν επιφέρει μετατροπή της σύμβασης εργασίας και στους εργαζόμενους καταβάλλεται οικονομική κρατική ενίσχυση βραχυχρόνιας εργασίας, η οποία ανέρχεται σε ποσοστό 60% επί των καθαρών αποδοχών τους που αντιστοιχούν στο χρόνο κατά τον οποίο δεν εργάζονται.

Αυτές οι ανατροπές των εργασιακών σχέσεων, δοκίμασαν και εξακολουθούν να δοκιμάζουν, τα αντανακλαστικά τόσο των Δημοσίων Αρχών που κλήθηκαν να θεσμοθετήσουν άμεσα τις αλλαγές, όσο και των επιχειρήσεων, που πρέπει να δείχνουν υψηλή ετοιμότητα λήψης αποφάσεων και εφαρμογής του τροποποιημένου επιχειρηματικού τους σχεδιασμού.

Προϋπόθεση δυνατότητας λήψης αυτών των σημαντικών αποφάσεων που εκτρέπουν τον αρχικό προγραμματισμό από όλα του τα στάδια, είναι η στελέχωση των τμημάτων μιας επιχείρησης με εξειδικευμένα στελέχη, που έχουν τη δυνατότητα επεξεργασίας, ανάλυσης, ερμηνείας και εφαρμογής των νέων δεδομένων, κάτω από απίστευτη πίεση χρόνου. Η πραγματικότητα δείχνει, ότι, εκτός των επαγγελματιών του χώρου των επιχειρήσεων, μόνο οι πολυεθνικές και οι πολύ μεγάλες εταιρίες είναι επανδρωμένες σε όλα τους τα τμήματα, με ικανό αριθμό στελεχών, ικανών να ανταπεξέλθουν στις νέες προκλήσεις των εργασιακών σχέσεων. Αυτός είναι, άλλωστε, κι ο λόγος που οι περισσότερες επιχειρήσεις επιλέγουν τη διαδικασία εξωτερίκευσης μέρους ή του συνόλου των δραστηριοτήτων τους (outsourcing), προσδοκώντας την αμεσότητα της πληροφορίας, την επιχειρηματική ευελιξία και την ποιοτική βελτίωση της αποτελεσματικότητας των εργασιών τους. Με αυτόν τον τρόπο, οι εταιρείες από τη μία εστιάζουν στον κύριο τομέα δραστηριότητας τους και από την άλλη προσθέτουν αξία στη λειτουργία τους.

Οι εταιρίες outsourcing διαθέτουν επαγγελματίες πολλών διαφορετικών ειδικοτήτων, με υψηλές προδιαγραφές επιστημονικής κατάρτισης, εξειδίκευσης στα αντικείμενα εργασίας και ομάδες έργου συντονισμένες με τέτοιο τρόπο, ώστε να μπορούν να καλύψουν οποιαδήποτε ανάγκη προκύψει στην επιχείρηση, όσο εξειδικευμένη κι αν αυτή είναι. Σε αυτές τις ομάδες έργου, η πρόσβαση στην πληροφορία, ο διαμοιρασμός της και η διάχυση γνώσης γίνεται με τέτοιο τρόπο, που όχι απλά καλύπτεται άμεσα η ανάγκη της επιχείρησης, αλλά διαμορφώνονται και οι σωστές αντιλήψεις για τις μελλοντικές επιχειρηματικές κινήσεις. Εξαιτίας της υψηλής τους ειδίκευσης, τα στελέχη αυτά κατέχουν υψηλό βαθμό γνώσης του θεσμικού πλαισίου και έχουν συνεχή ενημέρωση των νέων νόμων και τάσεων, που διασφαλίζουν τη συμμόρφωση με την κείμενη νομοθεσία και την αποφυγή λαθών και παρατυπιών. Πέρα όμως  από τη στελέχωσή τους, οι εταιρίες outsourcing έχουν επενδύσει σε προηγμένα πληροφοριακά συστήματα, έτσι ώστε, οι πληροφορίες που αντλούνται, να μετατρέπονται σε εργαλεία αποδοτικότερης και αποτελεσματικότερης διαχείρισης. Το μεγαλύτερο, ίσως, πλεονέκτημα της συνεργασίας με μια εταιρία outsourcing, αποτελεί η αντικειμενικότητα στη λήψη των αποφάσεων που θα προταθούν στην επιχείρηση, καθώς υπάρχει η σχετική «απόσταση» από το εσωτερικό καθημερινό εργασιακό περιβάλλον, το οποίο αποτελεί εγγύηση για την τήρηση διαδικασιών και τον έλεγχο των λειτουργιών.

Τα οφέλη της εξωτερικής ανάθεσης εργασιών, γίνονται ιδιαίτερα αντιληπτά την εποχή της πανδημίας, όπου οι υποβολές δηλώσεων αναστολών συμβάσεων, οι άδειες ειδικού σκοπού, οι μειώσεις ενοικίων, οι αποζημιώσεις ειδικού σκοπού των επιχειρήσεων, τα προγράμματα  επιστρεπτέων προκαταβολών και πολλές άλλες υποχρεώσεις, προϋποθέτουν τη συνεργασία και τη συνεχή παρακολούθηση, μεταξύ των συμβούλων διαφορετικών τμημάτων. Όσον αφορά, την ένταξη μιας επιχείρησης σε προγράμματα κρατικών επιδοτήσεων, εκεί η συνεργασία με μια εταιρία outsourcing αποτελεί μονόδρομο. Η πολυπλοκότητα τόσο της εκδήλωσης ενδιαφέροντος συμμετοχής, όσο και των υποβολών με τους συνεχείς ελέγχους, καθιστά απαγορευτική τη διαδικασία συμμετοχής σε κάποιον αμύητο. Αυτός, άλλωστε, είναι κι ο κύριος λόγος που τα προγράμματα αυτά παραμένουν ανεκμετάλλευτα από τις επιχειρήσεις, παρά τα υψηλά ποσοστά επιχορηγήσεων που προβλέπουν.

Η εξειδικευμένη γνώση και η μεγάλη εμπειρία ενός εξωτερικού συμβούλου αποδεικνύεται εξαιρετικά χρήσιμη για τις επιχειρήσεις,  σε όλους σχεδόν τους τομείς. Η ριζική αλλαγή του ευρύτερου περιβάλλοντος και συνακόλουθα του επιχειρηματικού περιβάλλοντος, οδηγεί σε ένα νέο μοντέλο λειτουργίας, με περιορισμό ρίσκου, καινοτομία, βελτιστοποίηση διαδικασιών, εισαγωγή νέων τεχνολογιών, ποιοτικότερη πληροφόρηση για τη Διοίκηση και τελικά σημαντική εξοικονόμηση κόστους. Οι πάροχοι των υπηρεσιών outsourcing μετατρέπονται από απλούς συνεργάτες, σε στρατηγικούς συμβούλους και επιβεβαιώνεται η σύγχρονη τάση που επιβάλλει τη σύνδεση της υπηρεσίας, με τη λήψη αποφάσεων, το στρατηγικό σχεδιασμό με τη δημιουργία αξίας. Οι υπηρεσίες που προσφέρουν δεν αναλώνονται πλέον, στη συλλογή και καταχώρηση της πληροφορίας, αλλά εμπλέκονται στην πηγή προέλευσής της, στο κανάλι διοχέτευσής της, αν είναι ακριβής και εν συνεχεία σε ποια μορφή καταλήγει στη Διοίκηση και αν λειτουργεί υποστηρικτικά στη λήψη αποφάσεων, αλλά και γενικότερα στο στρατηγικό σχεδιασμό.